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Le cahier des charges, mode d'emploi

Le cahier des charges, mode d'emploi

Vous avez décidé de lancer un projet digital ou de refondre votre site Internet ? Vous vous demandez quelles sont les informations dont les agences auront besoin pour vous faire une offre adaptée.

1. La société

L’objectif est de présenter dans son ensemble la société. Afin de vous aider dans cette démarche, imaginez-vous être dans la situation de devoir présenter votre société à une personne qui ne la connaît absolument pas.

Demandez-vous quelles informations vous devez donner afin que l’on vous identifie rapidement et efficacement et que l’on comprenne l’activité et ses enjeux :

  • L’histoire de la société, son ADN, son développement
  • Activité de la société
  • Taille de la société, masse salariale
  • Quels sont les gammes de produits, les produits phares
  • Typologie de la clientèle
  • Quel rayonnement géographique commercial

Si vous optez pour la refonte de votre site, il est recommandé que vous précisiez en sus :

  • Nombre de pages existantes
  • Trafic du site actuel
  • Technologies utilisées/CMS

2. La fonction

L’objectif est de présenter vos attentes vis-à-vis de ce nouveau site.

Les réponses à apporter à vos questionnements :

  • Pourquoi vouloir changer votre site, ou pourquoi cette création
  • Stratégie de la société vis-à-vis de ce nouveau site
  • Rôle que l’on veut donner à ce projet
  • Qu’est-ce que vous attendez de ce projet, le but
  • Voulez-vous un site B to C, B to B, e-commerce…

Il est important de définir au préalable l’objectif de votre futur site :

  • Un site qui sera un véritable outil de conquête sur le web. Il devra accompagner et fidéliser votre clientèle, vous permettre de prospecter de nouvelles parts de marché et de transformer efficacement de simples visiteurs en prospects.
  • Un site d’accompagnement et développement commercial, pouvant servir d’outil d’aide à la commercialisation pour les équipes de vente.
  • Un site qui sera un support pour votre image sur le web, dans l’esprit d’un site vitrine simple présentant votre société et ses produits.

3. La structure

3-1. Le contenu et l’organisation du site

Il est essentiel de se demander comment on imagine l’organisation, la structure de son futur site. Pour cela, il est impératif de penser à comment j’imagine l’organisation de mon projet et de ses contenus.

Afin de structurer le projet de site, il est opportun d’envisager clairement l’organisation des pages et de leur contenu.

Si la tâche vous paraît difficile, n’hésitez pas à vous faire aider par vos prestataires qui sont bien souvent aguerris à l’exercice.

Pour fluidifier la structure du projet, n’hésitez pas à préciser si plusieurs pages pourront être construites sous le même format (pages présentation produits, services…).

Pour préparer la présentation de votre projet aux prestataires, vous pouvez :

  • Faire un schéma explicatif :
    arbo
  • Lister les pages de votre futur site :
    • Page d’accueil
    • Présentation de la société (Histoire, équipe, ...)
    • Gammes de produits et services (Produits, services, ...)
    • Recrutement
    • Nous contacter
    • ...

Important : afin d’avoir une réponse précise de la part de vos prestataires, vous devez leur livrer un cahier des charges le plus détaillé possible : nombre de rubriques attendues, nombre de pages nécessaires, spécificités….

3-2. L’administration

Il est essentiel de déterminer par avance comment vous souhaiter actualiser votre futur site. Pour cela, vous devez jauger quelles modifications, notamment de contenus, vous souhaitez pouvoir opérer de façon autonome.

Trois niveaux d’autonomie peuvent vous être proposer :

Niveau 1 : vous ne ferez que peu de modifications de contenus et images dans l’année. Pour cela, il suffira de l’expliquer à votre prestataire afin que cela soit compris dans votre contrat de maintenance.

Niveau 2 : vous souhaitez pouvoir modifier régulièrement, en toute autonomie, vos contenus textes, images et vidéos ; modifier, ajouter ou supprimer des pages…

Niveau 3 : vous pouvez gérer l’ensemble des contenus et pages de votre site.

3-3. Les fonctionnalités

Afin que vos prestataires comprennent précisément vos besoins, il est indispensable de détailler l’ensemble des fonctions que vous souhaitez. Consulter le contenu d’une page, de passer d’une page à l’autre, de cliquer sur « en savoir plus » en fin d’article… sont autant de fonctionnalités à détailler.

A titre d’exemples :

  • Consulter un article et permettre au visiteur de passer commande directement en ligne
  • Permettre aux visiteurs de partager votre page sur les réseaux sociaux
  • Mettre des systèmes de filtres afin d’affiner le moteur de recherche
  • Donner accès à un espace client sécurisé par un mots de passe
  • S’inscrire à la newsletter
  • Site multi-langues, si oui lesquelles

3-4 L’aspect technique

Tout le monde n’est pas expert… donc pas d’affolements, il suffit d’en parler avec les prestataires qui vous guideront.

Si vous connaissez un tant soit peu l’univers :

  • Le nom de domaine a-t-il été déposé pour votre nouveau site ?
  • Quel type de CMS (Content Management System), Drupal, Wordpress, Ez-publish, Magento… ?
  • Le site doit-il être responsive (adaptable à tout type de support, tablette, smartphone) ?
  • Avez-vous pensé à des animations ou effets pour certaines fonctionnalités (flat design, parallaxe…) ?
  • Souhaitez-vous que le site soit relié à un logiciel interne (CRM, ERP…), un terminal de paiement… ?
  • Quelles sont vos attentes en termes de référencement ?
  • Souhaitez-vous pouvoir analyser le trafic de votre site ?

3-4. Le brief créatif

Design, EX (User eXperience), ergonomie font partis de votre vocable, pas de soucis alors !

Sinon, il s’agit là d’aborder l’aspect graphique et iconographique de votre futur site. Pour cela, il est nécessaire d’inventorier l’ensemble des éléments dont vous disposez :

  • Logos et chartes graphiques (colorimétrie, typographies…)
  • Banques image de la société, de vos équipes, produits…
  • Des exemples de site qui vous plaisent et d’autres que vous n’appréciez pas
  • Faire une étude de la concurrence

3-5. Le contenu

Il s’agit là d’un élément incontournable au bon déroulement de la mise en place de votre projet. En effet, bien des fois, cette partie est trop négligée et bloque à terme l’avancement du site si les délais de livraison ne sont pas respectés.

Pour être efficace, il est fortement recommandé de vous entourer de collaborateurs experts dans leur domaine aussi bien pour l’écriture que pour la relecture.

Par ailleurs, l’écriture des contenus destinés au web répondent à certaines règles afin de faciliter notamment le référencement naturel de votre futur site (SEO).

Nous vous recommandons de mettre en place une méthodologie pour récolter les informations, l’écriture (spécifiquement CEO), la relecture, la validation avant livraison.

Sinon, vous pouvez faire appel à des prestataires qui sont concepteurs-rédacteurs.

Si vous souhaitez un site en multi-langues, pensez à bien prévoir les traductions à l’avance.

3-6. La stratégie

Surtout si vous souhaitez que votre futur site soit un véritable outil pour développer votre volume de trafic et augmenter votre nombre de visite, vous devez vous demander :

  • Définir la stratégie de lancement de votre futur site
  • Quels réseaux sociaux pour quelle communication
  • Sélectionner des mots clés choisis afin d’accélérer votre référencement

3-7. L’intégration

Deux possibilités s’offrent à vous :

  • Vous avez choisi la version entièrement administrable de votre site et vous entrez vous-même l’ensemble des contenus. Faisable, mais fastidieux et surtout ne vous laissant pas le recul nécessaire pour analyser votre site avec objectivité.
  • Vous choisissez la formule que nous vous conseillons, la livraison de votre site complet. Cela vous évitera tout stress et désagrément préjudiciable, notamment quant à sa mise en ligne dans les temps.

3-8. L’hébergement

Choisir avec le prestataire sélectionné, quel type d’hébergement et avec quelles attentes.

3-9. La maintenance et les évolutions

Echanger avec votre prestataire afin de définir exactement le cadre de vos attentes :

  • Maintenance de votre nouveau site
  • Suivi comprenant le back-office, à savoir les bugs après mise en ligne, les corrections, les modifications…
  • Évolutions de votre site, des rubriques…

4. Déroulement et retro-planning

Afin d’optimiser le déroulement de votre projet, il est nécessaire d’envisager et soumettre au prestataire retenu :

  • La méthodologie de pilotage de votre projet interne et externe
  • Le nombre d’intervenants internes souhaités. A ce titre, il est important de garder en tête qu’il vaut mieux quelques personnes ciblées et qui seront des interlocuteurs responsables plutôt qu’une armée sans pouvoir décisionnel, retardant d’autant l’avancement du projet. Peu d’interlocuteurs choisis réduiront les couts de gestion de l’opération.

Par ailleurs, proposer ou demander à votre prestataire un rétro-planning exposant les différentes étapes, cela vous permettra de suivre pas à pas le déroulement du projet.

5. Ressources

Il s’agit là d’organiser en interne les éléments de votre projet ; à savoir répertorier l’ensemble des ressources dont vous disposez et prévoir les missions spécifiques à répartir afin de gagner en efficacité et en organisation :

  • Rédaction des textes
  • Traduction des textes si multi-langues
  • Bibliothèque images, vidéos, illustrations
  • Nommer des responsables par secteur et vérifier leur disponibilité tout au long du projet
  • Définir le profil type du visiteur du site
  • Garantir les dates de livrables dans le respect du rétro-planning établi

En résumé, il est important de s’organiser pour savoir qui fait quoi et qui est responsable de quoi.

6. Budget

Le sujet budgétaire reste souvent un point délicat. En effet, ne pas le donner reste un choix qui peut s’avérer un frein notamment dans les réponses aux appels d’offre.

Il se peut que vous n’ayez pas défini l’enveloppe budgétaire que vous vous allouer au projet, mais il sera de toute façon d’actualité à un moment ou à un autre et notamment lors du choix du prestataire. Tentez au moins de définir une enveloppe ou un plafond à ne pas dépasser.

C’est comme si vous vouliez acheter une voiture en faisant le tour des concessionnaires sans leurs donner d’enveloppe budgétaire…. La tâche resterait bien difficile pour les vendeurs au regard des gammes proposées par chacune des concessions.

7. Réponse à l'appel d'offre

Afin de pouvoir comparer équitablement les différentes réponses à l’appel d’offre des prestataires auxquels vous avez fait appel, il est nécessaire de leur demander de répondre de façon normée :

  • Réponse devant respecter obligatoirement chaque paragraphe de votre cahier des charges
  • Date de réponse à respecter
  • Connaître quels sont les moyens humains et techniques qui seront mobilisés pour votre projet
  • Exposer les critères sur lesquels ils seront retenus
  •  …

 

En résumé, un cahier des charges bien préparé vous assure la réussite de votre projet.

Il doit être réfléchi et complet, ce qui vous permettra d’être compris par tous, aussi bien les prestataires auxquels vous aurez à faire mais également par les équipes internes que vous mobiliserez.

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